Podium dla Polski! W efektywności pracy mamy 3 miejsce... od końca

Piotr Wolniewicz - Brella.pl
Efektywność każdej przepracowanej godziny pracowników stanowi o rozwoju przedsiębiorstwa, odróżnia nas od konkurencji i sprawia, że zyskujemy przewagę rynkową. Paradoksalnie, pracownicy potrafiący efektywnie wykonywać swoje obowiązki, chętniej przychodzą do pracy i nie brakuje im motywacji. Niestety, pomimo dość znaczącego rozwoju gospodarczego, pod kątem efektywności nie tylko nie stanowimy czołówki, ale plasując się daleko od średniej Unii Europejskiej, zajmujemy zaszczytne 3 miejsce od końca (źródło "Productivity Brief 2015" - The Conference Board Total Economy Database™, May 2015).

Analitycy wzięli pod lupę nie tylko państwa europejskie, ale także pozostałe światowe gospodarki. Podczas badania przyjęto, że wyznacznikiem (choć nie z najlepszym wynikiem) efektywności pracy są Stany Zjednoczone – 100% efektywności w skali ocen. W wyniku badań okazało się, że wszystkie państwa starego kontynentu osiągają zaledwie 70% efektywności US i to mimo wysokiego wyniku Luksemburga - 140% oraz Norwegii – 132%. Polska w rankingu wydajnych pracowników zajęła 35 miejsce z wynikiem 40%, co przy bardzo luźnej interpretacji, wskazuje na to, że przeciętny Amerykanin zrobiłby to samo, co Polak przez cały dzień pracy, w nieco ponad 3 godziny, a potem mógłby iść do domu.


Zamiast sięgać do historii, szukać przyczyn stanu rzeczy, postaram się skupić na tym, jak szybko i stosunkowo łagodnymi metodami podnieść efektywność. Oto nie zawsze proste, ale skuteczne metody zwiększenia efektywności, które mam nadzieję, zbliżą nas w końcu do europejskiej czołówki:

1. Umiejętności managerów i kadry zarządzającej - ludzie stanowią wartość firmy, ale nieodpowiednie osoby na nieodpowiednim stanowisku tę wartość umniejszają. Ocenę niepowodzeń pracowników zacznij od analizy pracy ich przełożonych. Nieumiejętność wyznaczania celów, udzielania pochwał i reprymend, to podstawy do zapalenia się czerwonego światła. Nie ma nic gorszego dla wydajności niż słowa "wiesz, co masz robić", "jakoś musisz sobie poradzić". Brak oceny wykonanej pracy powoduje, że pracownicy pracują wolniej i mniej starannie, a obwinianie ich za to winą jest nieodpowiedzialne i nieopłacalne z punktu widzenia rozwoju biznesu.

Co robić?

Szkolenia, warsztaty, prasa i książki do firmowej biblioteki. Lektury obowiązkowe i metody sprawdzania wiedzy np. napisanie recenzji. Dostęp do wiedzy przez Internet – licencje na programy treningowe, darmowe webinary. Szkolenia z umiejętności miękkich, nie tylko z zarządzania czasem, zespołem, delegowanie czy asertywności, ale np. Silva method. Spotkania na stojąco, podsumowujące poprzedni tydzień oraz określające plany na bieżący dla poszczególnych osób i całych teamów. Oprogramowanie dla managerów podsumowujące pracę zespołu i monitorujące stan projektów.

2. Zła organizacja czasu pracy - praca na większości znanych nam stanowiskach przypomina pracę nad projektem. Podstawowe zarządzanie projektem to ustalenie: kto ma się nim zająć, co jest do zrobienia oraz w jakim czasie - te czynniki to absolutne minimum, którego zaniechanie powoduje straty. Pracę nad wieloma zadaniami trzeba grupować (kolejkować) od tych priorytetowych, które przynoszą najwięcej pieniędzy i wymagają najwięcej pracy, do tych angażujących mniej i w znacznie mniejszym stopniu wpływających na obrót firmy. Zasada Pareto przy organizacji pracy sprawdza się tu doskonale - znajdź 20% zadań, które wygenerują większość zysków i zajmij się nimi w pierwszej kolejności.

Co robić?

Proste aplikacje "to-do", systemy do zarządzania projektami, prowadzenie kalendarza w chmurze, systemy do kontroli zasobów personalnych (team allocation), systemy do time trackingu. Wydelegowanie osoby lub firmy do realizacji monotonnych i powtarzających się zadań (zdalna asystentka). Gry zespołowe zwiększające umiejętność zarządzania czasem. Powierzenie organizacji eventu firmowego. Szkolenia i warsztaty z walki z prokrastynacją. Bezwzględna wiedza z zakresu zarządzania projektami – zarówno sposoby tradycyjne, jak i te elastyczne.

3. Prywatne sprawy - osobiście nie widzę żadnych przeciwwskazań do korzystania z Facebook'a, czy zrobienia szybkich zakupów przez Internet w czasie pracy. Po to są przerwy, które przysługują wszystkim osobom, aby ludzki mózg oderwał się od danego zadania i odpoczął. Takie podejście do sprawy ze strony pracodawcy powinno działać również w drugą stronę. Uczciwy pracownik nie powinien oponować przed monitorowaniem jego pracy. Trzeba pamiętać także o tym, że jesteśmy tylko ludźmi, a sprawy prywatne, jak niezapłacony rachunek, niezarezerwowany stolik w restauracji, czy brak noclegu nad morzem na zbliżający się weekend, skutecznie zmniejszają naszą koncentrację, a co za tym idzie, efektywność. Dobrym rozwiązaniem może być także umożliwienie wydelegowania prywatnych obowiązków zdalnej asystentce.

Co robić?

Oprogramowanie do monitorowania pracy przy komputerze (po uprzedniej zgodzie pracowników). Usługa zdalnej asystentki (outsourcing asystencki). Wydłużona przerwa lunchowa pozwalająca na zorganizowanie prywatnych spraw.

4. Elastyczny czas pracy - jeżeli masz taką możliwość, zapewnij pracownikom elastyczny czas pracy. Praca po 9 godzin dziennie, tak aby w piątek skończyć o godzinie 12:00, godzinne przerwy w trakcie dnia, możliwość pracy wieczorem czy jednego dnia z domu (home office) to tylko niektóre rozwiązania.

Co robić?

Organizacja spotkania brainstorm’owego nad czasem pracy w firmie. Ważne, aby wszyscy wyrazili zgodę i wspólnie „uchwalili” system czasu pracy. Oprogramowanie do zarządzania urlopami. Klarowny system nadgodzin.

5. Niska motywacja do pracy - motywacja pracowników to temat do osobnej publikacji. Został on poruszany wielokrotnie. Wiemy, że na liście najważniejszych czynników motywacyjnych, które wiodą prym jest wysokość płacy, możliwość awansu oraz udziału w ważnych projektach firmy.

Co robić?

Każdy pracownik powinien mieć rozpisaną ścieżkę kariery. Warto pomyśleć nad systemem premiowym (nawet na stanowiskach, na których nigdy wcześniej nie występował) - premia może dotyczyć pracy całego działu. Rozwijanie side projects (prywatnych, małych projektów niekoniecznie związanych z działalnością firmy) przy współpracy merytorycznej, finansowej przedsiębiorstwa. Przykłady side projects: fundacja, ekspercki blog, sklep internetowy, prowadzenie firmowej drużyny w turnieju ping-pong'a. Dostęp do prywatnej opieki medycznej czy karnetu sportowego.

Jestem dumny z przedsiębiorstw, które potrafią optymalnie zarządzać pracą, powodując jej wysoką efektywność. Z podziwem obserwuję wzorowo poukładane firmy, w których każdy z precyzją szwajcarskiego zegarka, wypełnia swoje obowiązki, jednocześnie nie czując atmosfery korporacji.

Niezależnie od przyjętych w tym tekście metod, bilans przywilejów i obowiązków musi się zgadzać. Zarówno pracownik, jak i pracodawca nie mogą czuć, że szala zmian przechyla się na czyjąś niekorzyść. Im lepiej zorganizowane przedsiębiorstwo, im większe poczucie przewidywalności i porządku tym lepiej dla obu stron.
Trwa ładowanie komentarzy...